Im Dezember 2017 hat der «Gemischte Ausschuss», das Steuerungsgremium, unseren Projektzielen zugestimmt. Eines der zentralen «Vorgehensziele» heisst:
«Frühe Einbindung der Betroffenen / Interessensvertreter. Proaktive, transparente Kommunikation über Ziele, Vorgehen und anstehende Veränderungen. Berücksichtigung von Feedback.»
Wie setzten wir dieses Ziel um?
Einerseits sind wir mit unterschiedlichsten Kommunikationsmassnahmen wie Newsletter, Veranstaltungen und Präsentationen in unterschiedlichsten Kontexten schweizweit aktiv. Im Rahmen eines Kommunikationskonzeptes wird diese Thematik zurzeit im Detail entwickelt.
Anderseits werden die Projektarbeiten ganz wesentlich im Rahmen von Fachgruppen, in welchen viele unserer «Stakeholder» aktiv mitarbeiten, gestaltet. Auf diese Arbeitsweise, welche sich anlehnt an die schweizerische Tradition des «Milizsystems», möchte ich hier etwas näher eingehen.
Das Projekt Justitia 4.0 wird sehr viele Organisationen und Mitarbeiter der Justiz betreffen. Nicht nur Staatsanwaltschaften, Gerichte und der Justizvollzug, auch die Anwaltschaft und, über verschiedene Schnittstellen, auch die Verwaltung werden durch die Digitalisierung der Justizakten ihre Arbeitsweise in Teilen anpassen müssen. Nach hunderten von Jahren, in welchen das Papier der relevante Träger der Informationen war, sollen in Zukunft elektronische Datenträger dieses ablösen. Es ist gut verständlich, dass viele Justiz-Mitarbeiter eine grosse Portion Skepsis haben, ob und wie dies gelingen soll.
Im Projektteam haben wir früh erkannt, dass wir hier viel Überzeugungsarbeit leisten müssen. Und ebenso wichtig: wir müssen eine Lösung entwickeln, welche die Bedürfnisse der zukünftigen Anwender sehr gut abdeckt.
Um dies zu erreichen, haben wir beschlossen, wesentliche Projektarbeiten in mehreren Fachgruppen durchzuführen und Mitarbeiter aus den verschieden betroffenen Organisationen zu gewinnen, in diesen aktiv mitzuarbeiten. Im Sommer 2018 haben wir dazu ein Konzept erarbeitet, in welchem wir aufgezeigt haben, wie die Anforderungen in sieben Fachgruppen erarbeitet werden können. Auf dieser Basis haben wir eine Einladung zur Mitarbeit über die Leitungspersonen aller betroffenen Organisationen versendet.
Der Rücklauf auf unseren Aufruf war sehr erfreulich: Mehr als 100 interessierte Personen aus der ganzen Schweiz haben sich bei uns gemeldet und ihr Interesse bekundet, uns bei den Projektarbeiten zu unterstützen. Positiv überrascht waren wir insbesondere über die Tatsache, dass sich einige sehr gut qualifizierte Vertreter mit einer hohen Verfügbarkeit, entsprechend einem 20%-Pensum, für die Projektarbeiten zur Verfügung stellen. An dieser Stelle herzlichen Dank an alle, die dazu beigetragen haben!
Aktuell bereiten wir in intensiven, ganztägigen Arbeitssitzungen mit den rund 10 Vertretern, welche sich mit einer hohen Verfügbarkeit gemeldet haben, die konkreten Arbeiten der Fachgruppen vor. Insbesondere die thematische Abgrenzung der einzelnen Fachgruppen untereinander stellt eine grosse Herausforderung dar. Die thematische Unterteilung sei hier nochmals kurz erwähnt:
- FG-01: Portal «Justitia.Swiss»: Aufbau und Grundservices
- FG-02: Elektronischer Rechtsverkehr und elektronische Akteneinsicht
- FG-03: Elektronische Justizakte (eJustizakte)
- FG-04: «Applikation» zur Bedienung der «elektronischen Justizakte» (eJustizakte-App)
- FG-05: Kommunikation und Transformation
- FG-06: Betrieb der Plattform
- FG-07: Personas – End-zu-End Szenarien
Die «Lead»-Positionen der Fachgruppen konnten wir alle besetzen, teilweise durch Fachvertreter, punktuell – z.B. im Bereich IT-Security - auch durch mandatierte Spezialisten. Die Vorbereitungsarbeiten schreiten gut voran und wir werden noch vor Ende Jahr die Einladungen für die Fachgruppen-Workshops versenden.
Parallel zu den Vorbereitungsarbeiten ist eine «Projekt-Plattform» im Aufbau, welche die effiziente Zusammenarbeit der Fachgruppen unterstützen wird und dem Projekt als zentrale «Wissensaustauch-Plattform» dienen wird.
Wir sind überzeugt, dass wir damit gute Voraussetzungen haben, im nächsten Jahr die Anforderungsarbeiten mit Ihnen gemeinsam in Angriff zu nehmen und damit unsere Projektarbeiten wie geplant voranzubringen.