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Transformation der Schweizer Justiz – die ersten Monate einer langen Reise

Transformation der Schweizer Justiz – die ersten Monate einer langen Reise

Justitia 4.0

Ein gemeinsames Vorhaben der Schweizer Gerichte mit den Straf- und Justizvollzugsbehörden.

«Würdest du mir bitte sagen, wie ich von hier aus weitergehen soll?»
«Das hängt zum großen Teil davon ab, wohin du möchtest», sagte die Katze.
(Lewis Carroll, «Alice im Wunderland»)

Die Vision ist klar und wird auch im Einführungsvideo Justitia 4.0 prägnant dargestellt:

  • Aufbau eines One-Stop-Shops, d.h. eine gemeinsame Plattform für die medienbruchfreie Zusammenarbeit für die Schweizer Justiz,
  • Ersatz der Papierakte durch die elektronische Akte und
  • flächendeckende Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akteneinsicht.

Der Projektantrag wurde nach intensiven Diskussionen sowohl von Seite KKJPD (Konferenz der kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren) wie auch von Seite der Schweizer Gerichte dieses Frühjahr bewilligt. Die Zeit ist reif, auch im Bereich der Justiz die nötigen Aufgaben anzugehen, und die Möglichkeiten, welche die modernen Arbeitsinstrumente bieten, voll zu nutzen.

Wo liegen aktuell die grossen Herausforderungen bei unserem Vorhaben?

A.     Einbezug der Stakeholder

Das Projekt Justitia 4.0 hat ausserordentlich viele Stakeholder: Richter, Gerichtsschreiber und Mitarbeiter der Kanzleien, Anwälte aller Rechtsgebiete, Staatsanwälte in unterschiedlichen Funktionen, Gerichtsvollzieher, Archivare etc.

Die frühe Einbindung aller Interessensvertreter ist ein zentrales Ziel des Projektvorgehens. Nur wenn wir genau verstehen, welches die Erwartungen und Anforderungen der unterschiedlichen Stakeholder sind, können wir eine funktionierende Lösung entwickeln. Doch wie machen wir dies konkret?

In einer ersten Phase bis im Herbst 2018 haben wir zahlreiche Kontaktbesuche bei Gerichten, Staatsanwaltschaften und ausgewählten Vertretern der Anwaltschaft durchgeführt, um die unterschiedlichen Erwartungen an das Projekt Justitia 4.0 im direkten Gespräch mit den zukünftigen Nutzern der Lösung besser kennen zu lernen. Bei den Besuchen haben wir sehr viel Input erhalten, haben gesehen, wie unterschiedlich in den einzelnen Kantonen und Organisationen gearbeitet wird. Es wurden uns sehr viele Fragen gestellt, einige konnten wir beantworten, bei vielen mussten wir auch auf später vertrösten. Nicht alle Wege sind schon bekannt.

Was wir verstanden haben: die Erwartungen sind gross und die lange Projektdauer wird teilweise skeptisch gesehen.

Um möglichst bald einen Mehrwert zu bieten, müssen wir verstehen, wie heute gearbeitet wird. Dabei werden wir uns immer auf unseren Hauptfokus beschränken: den Austausch von Dokumenten und ganzer Dossiers zwischen den Organisationen und den Parteien.

Sehr bald (Q4/2018) werden wir beginnen, im Rahmen von sieben Fachgruppen die Detailanforderungen und die Lastenheft zu erarbeiten. Entscheidend wird sein mit den unterschiedlichen Stakeholdern (Gerichte, Staatsanwaltschaften, Anwälte, punktuell auch Vertreter der Archive und des Vollzugs) ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln, welche Funktionalitäten die zukünftige Plattform zur Verfügung stellen wird und wie die Prioritäten zu setzen sind.

B.     Agiles Vorgehen im Rahmen des geltenden Beschaffungsrechts

Die Geschichte der Softwareentwicklung lehrt uns, dass Fehler zu machen und aus Fehlern zu lernen Teil jeder Innovation ist. Die Kunst besteht nun darin, diese Fehler möglichst früh zu begehen, wenn sie noch einfach (und kostengünstig) korrigiert werden können.

Unter IT-Experten besteht heute Einigkeit darin, dass ein iteratives, agiles Vorgehen viele Vorteile bietet.

Im Rahmen unseres Projektes planen wir, in den nächsten zwei Jahren im Rahmen einer sogenannten "Sandbox-Phase" durch Studienaufträge, Prototypen und Piloten die Kernfragestellungen unseres Projektes im überblickbaren Rahmen zu lösen, bevor wir die Plattform skalieren und schweizweit ausrollen. Das übergeordnete Ziel dabei: inhärente Projektrisiken früh zu erkennen und durch entsprechende Massnahmen zu reduzieren.

Das skizzierte Vorgehen im Rahmen des geltenden Beschaffungsrechts korrekt durchzuführen, ist eine grosse Herausforderung. Um diese zu meistern, erarbeiten wir zurzeit ein detailliertes, übergreifendes Beschaffungskonzept.

C.     Kultureller Wandel und gemeinsame Projekt-Governance

Die partnerschaftliche Zusammenarbeit der Gerichte, der Kantone und des Bundes im Rahmen eines gemeinsamen Projektes stellt in der Schweiz ein Novum dar.

Sowohl auf operativer Ebene – von drei Co-Projektleitern sind zwei bei der KKJPD und einer beim Bundesgericht angestellt – wie auch auf strategischer Ebene (der Gemischte Ausschuss umfasst Vertreter der Gerichte, der Staatsanwaltschaft, der Bundesanwaltschaft, des EJPD/BJ und der Anwaltschaft) hat sich eine gute Zusammenarbeitskultur etabliert. Wo es noch Meinungsverschiedenheiten gibt, werden diese offen angesprochen. Wir sind optimistisch, dass auch die verbleibenden offenen Fragen bald gelöst sein werden.

Die bis heute entstandene Zusammenarbeitskultur betrachten wir als einen wichtiger Erfolgsfaktor für das Gelingen des Vorhabens. Durch einen gemeinsamen Kick-off Event, welchen wir im Februar 2019 durchführen werden, aber auch durch die Zusammenarbeit im Rahmen der erwähnten Fachgruppen, wird sich diese Kultur weiterentwickeln und noch gestärkt werden.

Gerade die erwähnten Herausforderungen machen das Projekt höchst interessant und lehrreich. Wir erarbeiten nicht nur eine neue Basis für den Dokumentenaustausch im Schweizer Justizsystem, sondern lernen auch als Organisation eine Innovation gemeinsam zu erarbeiten und einzuführen. Wir sind überzeugt, dass alle Involvierten, in der Steuerung, in den Fachgruppen wie auch bei den zukünftigen Umsetzungspartnern, auf der bevorstehenden Reise viel Neues lernen und viele spannende Begegnungen haben werden.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit und werden dabei unsere Vision nicht aus den Augen verlieren: eine gemeinsame Plattform für die medienbruchfreie Zusammenarbeit im Schweizer Justizwesen zur Verfügung stellen.

Transformation der Schweizer Justiz – die ersten Monate einer langen Reise

Transformation der Schweizer Justiz – die ersten Monate einer langen Reise

Justitia 4.0

Ein gemeinsames Vorhaben der Schweizer Gerichte mit den Straf- und Justizvollzugsbehörden.

«Würdest du mir bitte sagen, wie ich von hier aus weitergehen soll?»
«Das hängt zum großen Teil davon ab, wohin du möchtest», sagte die Katze.
(Lewis Carroll, «Alice im Wunderland»)

Die Vision ist klar und wird auch im Einführungsvideo Justitia 4.0 prägnant dargestellt:

  • Aufbau eines One-Stop-Shops, d.h. eine gemeinsame Plattform für die medienbruchfreie Zusammenarbeit für die Schweizer Justiz,
  • Ersatz der Papierakte durch die elektronische Akte und
  • flächendeckende Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akteneinsicht.

Der Projektantrag wurde nach intensiven Diskussionen sowohl von Seite KKJPD (Konferenz der kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren) wie auch von Seite der Schweizer Gerichte dieses Frühjahr bewilligt. Die Zeit ist reif, auch im Bereich der Justiz die nötigen Aufgaben anzugehen, und die Möglichkeiten, welche die modernen Arbeitsinstrumente bieten, voll zu nutzen.

Wo liegen aktuell die grossen Herausforderungen bei unserem Vorhaben?

A.     Einbezug der Stakeholder

Das Projekt Justitia 4.0 hat ausserordentlich viele Stakeholder: Richter, Gerichtsschreiber und Mitarbeiter der Kanzleien, Anwälte aller Rechtsgebiete, Staatsanwälte in unterschiedlichen Funktionen, Gerichtsvollzieher, Archivare etc.

Die frühe Einbindung aller Interessensvertreter ist ein zentrales Ziel des Projektvorgehens. Nur wenn wir genau verstehen, welches die Erwartungen und Anforderungen der unterschiedlichen Stakeholder sind, können wir eine funktionierende Lösung entwickeln. Doch wie machen wir dies konkret?

In einer ersten Phase bis im Herbst 2018 haben wir zahlreiche Kontaktbesuche bei Gerichten, Staatsanwaltschaften und ausgewählten Vertretern der Anwaltschaft durchgeführt, um die unterschiedlichen Erwartungen an das Projekt Justitia 4.0 im direkten Gespräch mit den zukünftigen Nutzern der Lösung besser kennen zu lernen. Bei den Besuchen haben wir sehr viel Input erhalten, haben gesehen, wie unterschiedlich in den einzelnen Kantonen und Organisationen gearbeitet wird. Es wurden uns sehr viele Fragen gestellt, einige konnten wir beantworten, bei vielen mussten wir auch auf später vertrösten. Nicht alle Wege sind schon bekannt.

Was wir verstanden haben: die Erwartungen sind gross und die lange Projektdauer wird teilweise skeptisch gesehen.

Um möglichst bald einen Mehrwert zu bieten, müssen wir verstehen, wie heute gearbeitet wird. Dabei werden wir uns immer auf unseren Hauptfokus beschränken: den Austausch von Dokumenten und ganzer Dossiers zwischen den Organisationen und den Parteien.

Sehr bald (Q4/2018) werden wir beginnen, im Rahmen von sieben Fachgruppen die Detailanforderungen und die Lastenheft zu erarbeiten. Entscheidend wird sein mit den unterschiedlichen Stakeholdern (Gerichte, Staatsanwaltschaften, Anwälte, punktuell auch Vertreter der Archive und des Vollzugs) ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln, welche Funktionalitäten die zukünftige Plattform zur Verfügung stellen wird und wie die Prioritäten zu setzen sind.

B.     Agiles Vorgehen im Rahmen des geltenden Beschaffungsrechts

Die Geschichte der Softwareentwicklung lehrt uns, dass Fehler zu machen und aus Fehlern zu lernen Teil jeder Innovation ist. Die Kunst besteht nun darin, diese Fehler möglichst früh zu begehen, wenn sie noch einfach (und kostengünstig) korrigiert werden können.

Unter IT-Experten besteht heute Einigkeit darin, dass ein iteratives, agiles Vorgehen viele Vorteile bietet.

Im Rahmen unseres Projektes planen wir, in den nächsten zwei Jahren im Rahmen einer sogenannten "Sandbox-Phase" durch Studienaufträge, Prototypen und Piloten die Kernfragestellungen unseres Projektes im überblickbaren Rahmen zu lösen, bevor wir die Plattform skalieren und schweizweit ausrollen. Das übergeordnete Ziel dabei: inhärente Projektrisiken früh zu erkennen und durch entsprechende Massnahmen zu reduzieren.

Das skizzierte Vorgehen im Rahmen des geltenden Beschaffungsrechts korrekt durchzuführen, ist eine grosse Herausforderung. Um diese zu meistern, erarbeiten wir zurzeit ein detailliertes, übergreifendes Beschaffungskonzept.

C.     Kultureller Wandel und gemeinsame Projekt-Governance

Die partnerschaftliche Zusammenarbeit der Gerichte, der Kantone und des Bundes im Rahmen eines gemeinsamen Projektes stellt in der Schweiz ein Novum dar.

Sowohl auf operativer Ebene – von drei Co-Projektleitern sind zwei bei der KKJPD und einer beim Bundesgericht angestellt – wie auch auf strategischer Ebene (der Gemischte Ausschuss umfasst Vertreter der Gerichte, der Staatsanwaltschaft, der Bundesanwaltschaft, des EJPD/BJ und der Anwaltschaft) hat sich eine gute Zusammenarbeitskultur etabliert. Wo es noch Meinungsverschiedenheiten gibt, werden diese offen angesprochen. Wir sind optimistisch, dass auch die verbleibenden offenen Fragen bald gelöst sein werden.

Die bis heute entstandene Zusammenarbeitskultur betrachten wir als einen wichtiger Erfolgsfaktor für das Gelingen des Vorhabens. Durch einen gemeinsamen Kick-off Event, welchen wir im Februar 2019 durchführen werden, aber auch durch die Zusammenarbeit im Rahmen der erwähnten Fachgruppen, wird sich diese Kultur weiterentwickeln und noch gestärkt werden.

Gerade die erwähnten Herausforderungen machen das Projekt höchst interessant und lehrreich. Wir erarbeiten nicht nur eine neue Basis für den Dokumentenaustausch im Schweizer Justizsystem, sondern lernen auch als Organisation eine Innovation gemeinsam zu erarbeiten und einzuführen. Wir sind überzeugt, dass alle Involvierten, in der Steuerung, in den Fachgruppen wie auch bei den zukünftigen Umsetzungspartnern, auf der bevorstehenden Reise viel Neues lernen und viele spannende Begegnungen haben werden.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit und werden dabei unsere Vision nicht aus den Augen verlieren: eine gemeinsame Plattform für die medienbruchfreie Zusammenarbeit im Schweizer Justizwesen zur Verfügung stellen.

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