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Zwischenbericht zu «eAktenverzeichnis & ePagina» sowie «Fristen & Mitteilungen»

Zwischenbericht zu «eAktenverzeichnis & ePagina» sowie «Fristen & Mitteilungen»

Im vergangenen FLASH #6 vom 6.4.20 haben wir über eine Konzeption für eine applikationsunterstütze Erstellung von Aktenverzeichnissen und der Pagina berichtet «eAktenverzeichnis und ePagina – Zwei Wegbereiter für die eAkte». Ziel ist, im Kontext der digitalen Aktenführung eine Entlastung der Verfahrensleitung und Kanzleien herbeizuführen. Aus diesem Grund wurde die Konzeption einer Systematik für eine strukturierte Aktenablage unter besonderem Aspekt der Paginierung beauftragt. Der Gesetzgeber lässt die Art und Weise der Aktenführung offen (StPO Art. 100). Alle Justizbehörden haben derzeit ein eigenes Verständnis über die Aktenstruktur und der Paginierung.

Noch vor dem Umsetzungszeitpunkt von Justitia 4.0 bestehen aber weitere kurzfristige Bedürfnisse, die zur effizienteren Verfahrensführung und insbesondere zur signifikanten Entlastung der Verfahrensleitung in administrativen Belangen führen würden. Diese betreffen insbesondere die bisher meist manuell vorgenommene Erstellung eines Aktenverzeichnisses oder die Paginierung der Schriftstücke zur eindeutigen Referenzierung.

Kern der Systematik ist ein Identifikator als Kombination von Metadaten, welche als Bestandteil einer Akte vorliegen. So lässt sich unter Verwendung der eindeutigen Behördenkennzahl, einer Aktennummer und einer Aktenstücknummer ein Identifikator für die externe Referenzierung bilden.

Um den Übergang von der heute stark papierbasierten hin zu einer elektronisch-gestützten Aktenführung möglichst einfach zu gestalten, geht die Konzeption u.a. von den folgenden Paradigmen aus:

  • Die Systematik ist unabhängig von der Aktenführung einer Behörde. Jede Behörde kann ihren verwendeten Aktenplan weiterhin verwenden. Die Konzeption strebt keine schweizweite Harmonisierung der Aktenstruktur an.
  • Die Systematik bietet viele Möglichkeiten an, zwingt jedoch zu nichts. Jede Behörde bestimmt selbst, wie sie die Systematik einsetzen möchte.
  • Die Systematik setzt auf fachlich lesbare und auf technisch-orientierte Identifikatoren. Dadurch können sowohl die Bedürfnisse aller Akteurinnen erfüllt als auch jene der elektronischen Werkzeuge umgesetzt werden.
  • Die Systematik verwendet unterschiedliche Mechanismen zur Erstellung einer eindeutigen Referenz bis hin auf Seitenebene eines Aktenstücks. Dies schliesst die Verwendung einer durch die jeweilige Behörde lokal vergebenen, eindeutigen ID als redundanten Identifikator eines Aktenstücks mit ein (GUID). Diese GUID kann, muss aber nicht für zukünftige Anwendungsfälle verwendet werden; sie ist unabhängig von der vorliegenden Konzeption.
  • Die Systematik erlaubt den Umgang mit allen gelebten Abläufen. Jede Behörde entscheidet selbst, ob, wann und wie sie ihre Prozesse oder Aktenpläne im Bedarfsfall anpassen möchte.

Aktuell befindet sich das Konzept am Ende eines mehrstufigen Review-Prozesses. Im Anschluss wird die Konzeption interessierten Anbieterinnen im Markt zur Umsetzung in ihren eigenen Produkten zur Verfügung gestellt.

eAktenverzeichnis und ePagina als Proof of Concept (PoC)

Die Konzeption der Systematik birgt aufgrund ihrer Flexibilität und Unabhängigkeit von der Aktenführung grosses Potential. Sie bedarf jedoch einer praktischen Erprobung. Verfahrensleitung und Kanzlei sollen erste Erfahrungen sammeln können. Ihre Rückmeldungen werden gesammelt und ausgewertet und, sofern notwendig, in einer Anpassung der Systematik resultieren. Aus diesem Grund wurde die Entwicklung eines PoC durch die HIS-Programmleitung beauftragt, welcher gemäss aktueller Planung noch im Verlauf des Jahres 2020 zur Verfügung stehen wird.

Fristenkontrolle und Mitteilungspflichten

Die Fristenkontrolle und die automatisierte Generierung von Mitteilungsätzen von Entscheiden der Strafbehörden gemäss aktuellem Stand der Mitteilungsverordnung des Bundes (SR 312.3) und ähnlichen Mitteilungspflichten in den Kantonen erfordert in den verschiedenen Geschäftsverwaltungsapplikationen teils grösseren und kleineren manuellen Aufwand für deren Überwachung und Bewirtschaftung. Für die Verfahrensleitung und Kanzleien stehen keine ausreichenden Mechanismen zur Verfügung, welche die geltenden gesetzlichen Grundlagen zur Automatisierung adäquat berücksichtigen.

Seitens der HIS-Programmleitung wurde, analog der Konzeption zur ePagina (siehe oben), daher eine Konzeption eines solchen Automatismus in Auftrag gegeben. Dieser soll auf Basis der harmonisierten VOSTRA-Codes, der Systematischen Sammlung des Bundesrechts (SR) und den entsprechenden kantonalen gesetzlichen Grundlagen die zur Verfügung stehenden Personendaten einbeziehen. Mit dem Automatismus sollen Fehlerquellen vermieden, Rechtssicherheit geschaffen und schliesslich eine echte Arbeitserleichterung für die Verfahrensleitung sowie deren Kanzleien entstehen.

Nicolai Ehrenreich, nicolai.ehrenreich@ehrenreich.ch 
Jens Piesbergen, jens.piesbergen@kkjpd.ch 

Zwischenbericht zu «eAktenverzeichnis & ePagina» sowie «Fristen & Mitteilungen»

Zwischenbericht zu «eAktenverzeichnis & ePagina» sowie «Fristen & Mitteilungen»

Im vergangenen FLASH #6 vom 6.4.20 haben wir über eine Konzeption für eine applikationsunterstütze Erstellung von Aktenverzeichnissen und der Pagina berichtet «eAktenverzeichnis und ePagina – Zwei Wegbereiter für die eAkte». Ziel ist, im Kontext der digitalen Aktenführung eine Entlastung der Verfahrensleitung und Kanzleien herbeizuführen. Aus diesem Grund wurde die Konzeption einer Systematik für eine strukturierte Aktenablage unter besonderem Aspekt der Paginierung beauftragt. Der Gesetzgeber lässt die Art und Weise der Aktenführung offen (StPO Art. 100). Alle Justizbehörden haben derzeit ein eigenes Verständnis über die Aktenstruktur und der Paginierung.

Noch vor dem Umsetzungszeitpunkt von Justitia 4.0 bestehen aber weitere kurzfristige Bedürfnisse, die zur effizienteren Verfahrensführung und insbesondere zur signifikanten Entlastung der Verfahrensleitung in administrativen Belangen führen würden. Diese betreffen insbesondere die bisher meist manuell vorgenommene Erstellung eines Aktenverzeichnisses oder die Paginierung der Schriftstücke zur eindeutigen Referenzierung.

Kern der Systematik ist ein Identifikator als Kombination von Metadaten, welche als Bestandteil einer Akte vorliegen. So lässt sich unter Verwendung der eindeutigen Behördenkennzahl, einer Aktennummer und einer Aktenstücknummer ein Identifikator für die externe Referenzierung bilden.

Um den Übergang von der heute stark papierbasierten hin zu einer elektronisch-gestützten Aktenführung möglichst einfach zu gestalten, geht die Konzeption u.a. von den folgenden Paradigmen aus:

  • Die Systematik ist unabhängig von der Aktenführung einer Behörde. Jede Behörde kann ihren verwendeten Aktenplan weiterhin verwenden. Die Konzeption strebt keine schweizweite Harmonisierung der Aktenstruktur an.
  • Die Systematik bietet viele Möglichkeiten an, zwingt jedoch zu nichts. Jede Behörde bestimmt selbst, wie sie die Systematik einsetzen möchte.
  • Die Systematik setzt auf fachlich lesbare und auf technisch-orientierte Identifikatoren. Dadurch können sowohl die Bedürfnisse aller Akteurinnen erfüllt als auch jene der elektronischen Werkzeuge umgesetzt werden.
  • Die Systematik verwendet unterschiedliche Mechanismen zur Erstellung einer eindeutigen Referenz bis hin auf Seitenebene eines Aktenstücks. Dies schliesst die Verwendung einer durch die jeweilige Behörde lokal vergebenen, eindeutigen ID als redundanten Identifikator eines Aktenstücks mit ein (GUID). Diese GUID kann, muss aber nicht für zukünftige Anwendungsfälle verwendet werden; sie ist unabhängig von der vorliegenden Konzeption.
  • Die Systematik erlaubt den Umgang mit allen gelebten Abläufen. Jede Behörde entscheidet selbst, ob, wann und wie sie ihre Prozesse oder Aktenpläne im Bedarfsfall anpassen möchte.

Aktuell befindet sich das Konzept am Ende eines mehrstufigen Review-Prozesses. Im Anschluss wird die Konzeption interessierten Anbieterinnen im Markt zur Umsetzung in ihren eigenen Produkten zur Verfügung gestellt.

eAktenverzeichnis und ePagina als Proof of Concept (PoC)

Die Konzeption der Systematik birgt aufgrund ihrer Flexibilität und Unabhängigkeit von der Aktenführung grosses Potential. Sie bedarf jedoch einer praktischen Erprobung. Verfahrensleitung und Kanzlei sollen erste Erfahrungen sammeln können. Ihre Rückmeldungen werden gesammelt und ausgewertet und, sofern notwendig, in einer Anpassung der Systematik resultieren. Aus diesem Grund wurde die Entwicklung eines PoC durch die HIS-Programmleitung beauftragt, welcher gemäss aktueller Planung noch im Verlauf des Jahres 2020 zur Verfügung stehen wird.

Fristenkontrolle und Mitteilungspflichten

Die Fristenkontrolle und die automatisierte Generierung von Mitteilungsätzen von Entscheiden der Strafbehörden gemäss aktuellem Stand der Mitteilungsverordnung des Bundes (SR 312.3) und ähnlichen Mitteilungspflichten in den Kantonen erfordert in den verschiedenen Geschäftsverwaltungsapplikationen teils grösseren und kleineren manuellen Aufwand für deren Überwachung und Bewirtschaftung. Für die Verfahrensleitung und Kanzleien stehen keine ausreichenden Mechanismen zur Verfügung, welche die geltenden gesetzlichen Grundlagen zur Automatisierung adäquat berücksichtigen.

Seitens der HIS-Programmleitung wurde, analog der Konzeption zur ePagina (siehe oben), daher eine Konzeption eines solchen Automatismus in Auftrag gegeben. Dieser soll auf Basis der harmonisierten VOSTRA-Codes, der Systematischen Sammlung des Bundesrechts (SR) und den entsprechenden kantonalen gesetzlichen Grundlagen die zur Verfügung stehenden Personendaten einbeziehen. Mit dem Automatismus sollen Fehlerquellen vermieden, Rechtssicherheit geschaffen und schliesslich eine echte Arbeitserleichterung für die Verfahrensleitung sowie deren Kanzleien entstehen.

Nicolai Ehrenreich, nicolai.ehrenreich@ehrenreich.ch 
Jens Piesbergen, jens.piesbergen@kkjpd.ch 

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  • 03.02.2021: HIS-Programmleitung Sitzung 48