Allianzen erreichen durch Bündelung von Leistungen und Kräften signifikante Vorteile bei der Aneignung, der Verbreitung und der Weiterentwicklung von Spezialwissen beim Einsatz von neuen Technologien und Tools. Zudem ergibt sich auch gegenüber eines Leistungserbringers (Lieferanten) grösserer Nutzen, wie beispielsweise die gemeinschaftlichen behördlichen Interessen besser durchzusetzen. Allenfalls sind zugunsten eines gemeinschaftlichen Ergebnisses individuelle Kompromisse einzugehen.

Im Umfeld von HIS werden Allianzbildungen aufgrund der aktuellen Technologieentwicklung zum Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) oder von gemeinsamen Datenablagesystemen diskutiert. Ebenso trägt die Marktentwicklung bei den Fachanwendungen der Justiz und des Justizvollzugs zu solchen Überlegungen bei.

Die aufgeführten Allianz-Service-Pakete zeigen mögliche Leistungspakete auf, die im Rahmen von Verhandlungen genauer definiert werden müssen. Sie dienen als Anhaltspunkte, damit interessierte Kantone eine Vorstellung erhalten, was sie von HIS erwarten können.

#AS-01 – Technologie-Einsatz
Annahme: HIS bündelt technologiespezifisches Knowhow, evaluiert und erarbeitet Einsatzmöglichkeiten, unterhält Erfahrungsgruppen und stellt Tools oder Systeme zur Nutzung bereit (inkl. Beschaffung)

• Aufbau Wissensdatenbank über Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten, SPOC
• Erarbeitung und Bereinigung von Anforderungen und allfälliger Ausschreibungsunterlagen
• Betreuung und Management von ERFA-Gruppen
• Projektleitung und Verhandlungsführung bestimmter Funktionserweiterungen oder Releases
• Testing, Abnahmen und Rollout-Planung/-Support
• Regelung von Lizenz- oder Nutzungsrechten
• vollständige Abwicklung von Beschaffungen und Weitergabe der Leistungen an Allianz-Partner

#AS-02 – Support für Business-Analyse und Administration/Logistik (Fachanwendung)
Annahme: HIS stellt Ressourcen, um die kant. Behörden im administrativ-logistischen und fachlichen Bereich bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen zu unterstützen. Die Behörden stehen weiterhin in direktem Kontakt mit ihren Lieferanten und haben entsprechende Vertragsbeziehungen. HIS tritt gegenüber Lieferanten nicht als Allianz-Managerin auf und spricht auch nicht für die Kantone.

• Erarbeitung und Bereinigung von Anforderungen und Ausschreibungsunterlagen
• Organisation von Workshops
• weitere Mitarbeit an Dokumenten oder Ressourcen zum Testing, zur Abnahmebegleitung u.a.m. sind denkbar

#AS-03 – Support für Umsetzungsphase bei Neubeschaffung (Fachanwendung)
Annahme: Kant. Behörden verantworten die Beschaffung ihrer Fachanwendung (Neubeschaffung oder Ablösung) und etablieren schliesslich eine vertragliche Beziehung mit ihrem Lieferanten. Sie delegieren wesentliche Teile des Umsetzungsprojekts zur gemeinschaftlichen Realisierung an eine Allianz, weil verschiedene Kantone ähnliche oder gleiche Anforderungen ausgeschrieben und denselben Lieferanten ausgewählt haben. Synergien lassen sich aufgrund sehr ähnlicher Bedürfnisse und Zeitpläne nutzen.

• Projektleitung und SPOC für bestimmte Themen
• Begleitung der Umsetzungsprojekte, inkl. QRM-Aspekte
• Vertiefung Business-Analyse und Bereinigung von Anforderungen
• Aufbau eines mittel-/langfristigen Produktmanagements (wenn der Lieferant keine solchen Leistungen erbringt)
• Koordination mit anderen Zulieferern im Bereich der Standardisierung (Sicap, eCH, Register, …)
• Betreuung und Management von Fach- und Expertengruppen, Organisation Workshops und Ergebnis-Dokumentation
• Suche und Betreuung von Pilotbehörden
• eingeschränktes Testing und Abnahme-Begleitung/-Support
• Administration und Logistik

#AS-04 – Betreuung und Weiterentwicklung von Fachanwendungen (als Kompetenzzentrum)
Annahme: Kant. Behörden übertragen HIS das Management der funktionalen Weiterentwicklung einer eingeführten Fachanwendung durch die Betreuung von interkantonal zusammengesetzten Fach- und Erfahrungsgruppen. Diese erarbeiten und beschliessen gemeinsam die funktionalen Erweiterungen. HIS kann namens der Allianz-Mitglieder funktionale Erweiterungen beim Lieferanten beauftragen und abwickeln. Die allgemeinen Wartungs- und Lizenz-Verträge mit dem Lieferanten werden weiterhin durch die Kantone abgeschlossen. HIS, mit den Fachgruppen im Hintergrund, tritt gegenüber dem Lieferanten als SPOC, Vermittler und Enabler auf, gegenüber den Kantonen als deren Interessenvertreter/Enabler und übernimmt Projektleitungsaufgaben bei beauftragten Erweiterungen.

• Produkt Owner/SPOC und (Aufbau resp.) Unterhalt eines Produktmanagements
• Projektleitung und Verhandlungsführung bestimmter Funktionserweiterungen resp. Releases
• Betreuung und Management von Fach-/Expertengruppen, Organisation Workshops und Ergebnis-Dokumentation
• Betreuung und Management von ERFA-Gruppen, inkl. Q&A, Tutorials, Chatgruppen, etc. und Ausbildungssequenzen
• Suche und Betreuung von Pilotbehörden
• Testing, Abnahmen und Rollout-Planung/-Support
• Sicherstellung einer unabhängigen Qualitätssicherung (Audits, QRM)
• Administration und Logistik

#AS-05 – Kompetenzzentrum und Einkäufer von Fachanwendungen
Annahme aus Maximal-Kombination von #AS-03 und 04: Kant. Behörden übertragen HIS auch die Beschaffung und die Weiterentwicklung der Fachanwendung. Sie beziehen die Leistungen von HIS und haben keine direkte Vertragsbeziehung mehr mit Lieferanten. HIS tritt gegenüber den Anbietern der Fachanwendungen als Vertragspartner auf und agiert als Beschaffungsstelle (ab 2025, wenn HIS Schweiz eine eigenständige Rechtspersönlichkeit ist) und zentrales Kompetenzzentrum namens der Allianz-Mitglieder. Die Nutzungslizenzen werden den Allianz-Mitgliedern delegiert.

• Leistungen aus #AS-03 und #AS-04
• vollständige Abwicklung von Beschaffungen und Weitergabe der Leistungen an Allianz-Partner

NB: Zur Umsetzung von #AS-05 muss im Rahmen der Verhandlungen zwischen HIS und den Kantonen eine vertieftere, rechtliche Risiko- und Impact/Regress-Analyse erstellt werden, da substanzielle Risiken von den Allianz-Mitgliedern an die Körperschaft HIS Schweiz übertragen würden.

Die Allianz-Service-Pakete sind als Vorschläge und Diskussionsgrundlage zu verstehen. Sie sind mit interessierten Behörden zu verhandeln und werden vertraglich vereinbart. Ein Allianz-Vertrag regelt den Zweck, die Governance, die Leistungen von HIS, die Mitwirkungspflichten der Allianz-Behörden und die finanzielle Entschädigung.

Das Service-Paket #AS-01 ist unabhängig von Leistungen im Bereich der Fachanwendungen. Die Service-Pakete #AS-02/-03/-04 sind mit einer notwendigen Vorlaufzeit rasch umsetzbar. Das Service -Paket #AS-05 benötigt längere Zeit.

Allianzgrösse
Zur Bildung einer Allianz sind mind. 2 kant. Behörden notwendig. Um substanzielle Kostenvorteile zu erreichen, ist eine Grösse ab ca. 6 Partnern sinnvoll, damit dezentrale Mehrfach-Ressourcen zentral aufgebaut und die entsprechenden Kosten aufgeteilt werden können.

Kosten
Allianz-Services sind nicht in den Grundservices von HIS enthalten und werden bei Bedarf ausgehandelt und getrennt finanziell abgegolten.

Teilweise werden die Allianz-Services mit HIS-internen Ressourcen erbracht, teilweise durch Vergabe von externen Mandaten. Die an die Kantone verrechneten Tagessätze bewegen sich im Bereich von CHF 1'080 und CHF 1'520 exkl. MwSt.

Haben Sie Fragen zu den Allianz-Services? Jens Piesbergen steht Ihnen gerne zur Verfügung.