Les autorités de surveillance des placements établissent une liste des personnes à contrôler avec les informations minimales nécessaires (NAVS13, nom, prénom) et transmettent cette liste au SERCO. Sur la base de cette liste, le SERCO exécute le service de consultation groupée à l’aide des services Web mis à disposition par VOSTRA.
Le résultat visible dans VOSTRA consiste en une liste élargie des personnes indiquant leur statut (« Inscrit », « Non inscrit », « Personne inconnue »). Pour les personnes répertoriées, un extrait du casier judiciaire est téléchargé ; pour les personnes non répertoriées, le téléchargement est optionnel. Le SERCO transmet ensuite les résultats aux autorités de surveillance des enfants placés. Cette procédure peut être répétée chaque année ou, si nécessaire, sur la base d’une liste actualisée.
Le « Service de consultation groupée de personnes » est un programme de ligne de commande qui peut être installé sur les postes de travail du SERCO à l’aide d’une installation de routine (fichier MSI) par le service informatique cantonal compétent. Durant le processus, les données se trouvent dans un répertoire désigné du SERCO.
Cette solution présente les avantages suivants :
- Les données personnelles et les résultats de la consultation sont du ressort des autorités de surveillance des placements.
- La saisie manuelle des données personnelles dans le WebClient de VOSTRA n'est plus nécessaire car elle est effectuée par le service de consultation.
- Les applications métier existantes ne sont pas concernées.
- Une solution gratuite pour toute la Suisse au lieu d'une multitude de solutions cantonales.
- Le service de consultation est accepté à la fois par l’Office fédéral de la justice et par VOSTRA.
En complément du fichier d’installation, plusieurs documents sont mis à disposition : une documentation sur l’installation, un texte explicatif sur l’application métier, un concept SIPD et des formulaires de demande préremplis pour les autorisations d'accès à VOSTRA.