En regroupant les ressources et les prestations, les alliances offrent aux autorités des avantages significatifs dans l’acquisition, la diffusion et le développement de connaissances spécifiques en lien avec l’utilisation de nouvelles technologies et de nouveaux outils. Les alliances permettent également de mieux défendre les intérêts communs des autorités vis-à-vis d’un prestataire (fournisseur) particulier. Le cas échéant, des compromis individuels doivent être trouvés pour atteindre un objectif collectif.

Plusieurs alliances sont à l’étude dans l’environnement de HIJP compte tenu des progrès technologiques dans l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) ou des systèmes communs de stockage des données. L’évolution du marché des applications métier dans les secteurs juridique et pénitentiaire favorise également de telles réflexions.

Les services d’alliance ci-après donnent une idée générale aux cantons intéressés de ce qu’ils peuvent attendre de HIJP. Ils doivent ensuite être définis plus précisément dans le cadre de négociations.

#SA-01 – Utilisation de la technologie
Hypothèse : HIJP regroupe le savoir-faire spécifique à la technologie, évalue et élabore des possibilités d’utilisation, met sur pied des groupes d’échange d’expériences (ERFA) et fournit des outils ou des systèmes (acquisition comprise)

• Création d’une base de connaissances sur les principes et les possibilités d’utilisation, SPOC
• Élaboration et mise au point des exigences, ainsi que des éventuels dossiers d’appel d’offres
• Encadrement et gestion des groupes ERFA
• Direction de projet et conduite des négociations concernant certaines extensions de fonctionnalités ou de nouvelles versions
• Tests, réception des livrables, planification et soutien lors du déploiement
• Réglementation des droits de licence ou d’utilisation
• Traitement complet des acquisitions avec rétrocession des prestations aux partenaires de l’alliance

#SA-02 – Soutien pour l’analyse commerciale et l’administration/la logistique (application métier)
Hypothèse : HIJP met à disposition des ressources pour soutenir les autorités cantonales dans les domaines administratif, logistique et technique lors de l’élaboration des dossiers d’appel d’offres. Les autorités maintiennent le contact direct avec leurs fournisseurs tout en entretenant des relations contractuelles. HIJP n’agit pas en tant que gestionnaire d’alliance auprès des fournisseurs et ne parle pas non plus au nom des cantons.

• Élaboration et mise au point des exigences ainsi que des dossiers d’appel d’offres
• Organisation d’ateliers
• Collaborations à des documents ou à des ressources pour les tests, au suivi de la réception des livrables, etc.

#SA-03 – Soutien pour la phase de mise en œuvre en cas de nouvelle acquisition (application métier)
Hypothèse : les autorités cantonales sont responsables de l’acquisition de leur application métier (nouvelle acquisition ou remplacement) et établissent une relation contractuelle avec leur fournisseur. Elles délèguent des parties importantes du projet de mise en œuvre à une alliance en vue d’une réalisation commune, étant donné que différents cantons ont mis au concours des exigences similaires ou identiques et ont choisi le même fournisseur. Des synergies peuvent être exploitées en raison de besoins et de calendriers très similaires.

• Direction de projet et SPOC pour certains thèmes
• Accompagnement des projets de mise en œuvre, y c. les aspects QRM
• Approfondissement de l’analyse commerciale et mise au point des exigences
• Mise en place d’une gestion de produits à moyen/long terme (si le fournisseur ne propose pas ce type de prestations)
• Coordination avec d’autres fournisseurs dans le domaine de la standardisation (Sicap, eCH, registre, etc.)
• Encadrement et gestion de groupes d’experts, organisation d’ateliers et documentation des résultats
• Recherche et encadrement d’autorités pilotes
• Tests limités et accompagnement/suivi de la réception des livrables
• Administration et logistique

#SA-04 – Encadrement et développement des applications métier (en tant que centre de compétences)
Hypothèse : les autorités cantonales confient à HIJP la gestion du développement fonctionnel d’une application métier introduite, en encadrant des groupes d’experts composés de membres issus de différents cantons. Ces groupes élaborent et décident ensemble des extensions fonctionnelles. HIJP peut commander et traiter des extensions fonctionnelles auprès du fournisseur au nom des membres de l’alliance. Les cantons continuent de conclure les contrats courants de maintenance et de licence avec le fournisseur. Avec le soutien des groupes d’experts, HIJP agit en tant que SPOC, intermédiaire et facilitateur auprès du fournisseur, représentant les intérêts des cantons et assumant des tâches de direction de projet pour les extensions commandées.

• Product Owner/SPOC et (création ou) maintien d’une gestion de produit
• Direction de projet et conduite de négociations concernant certaines extensions de fonctionnalités ou de versions
• Encadrement et gestion de groupes de spécialistes/d’experts, organisation d’ateliers et documentation des résultats
• Encadrement et gestion des groupes ERFA, y c. Q&A, tutoriels, groupes de discussion, etc. et séquences de formation
• Recherche et encadrement d’autorités pilotes
• Tests, réceptions des livrables, planification et soutien lors du déploiement
• Garantie d’une assurance qualité indépendante (audits, QRM)
• Administration et logistique

#SA-05 - Centre de compétences et acheteur d’applications métier
Hypothèse issue de la combinaison maximale de #SA-03 et de #SA-04 : les autorités cantonales confient également à HIJP l’acquisition et le développement de l’application métier. Elles font appel aux prestations de HIJP et n’entretiennent plus de relation contractuelle directe avec les fournisseurs. HIJP devient le partenaire contractuel des fournisseurs de l’application métier et fonctionne comme service d’achat (à partir de 2025, lorsque HIJP Suisse sera une entité juridique indépendante) et centre de compétences central au nom des membres de l’alliance. Les licences d’utilisation sont déléguées aux membres de l’alliance.

• Prestations de #SA-03 et de #SA-04
• Traitement complet des acquisitions avec rétrocession des prestations aux partenaires de l’alliance

NB : pour la mise en œuvre de #SA-05, une analyse juridique plus approfondie des risques et de l’impact/des recours doit être réalisée dans le cadre des négociations entre HIJP et les cantons, car des risques substantiels seraient transférés des membres de l’alliance à l’entité HIJP Suisse.

Les services d’alliance ci-dessus font office de propositions et de base de discussion à des négociations avec les autorités intéressées. Les services d’alliance font l’objet d’un contrat définissant le but, la gouvernance, les prestations de HIJP, les obligations de collaboration des autorités de l’alliance et la compensation financière.

L’offre #SA-01 est indépendante des prestations dans le domaine des applications métier. Les offres #SA-02/-03/-04 peuvent être mises en œuvre rapidement après un délai de préparation. L’offre #SA-05 nécessite plus de temps.

Formation d’une alliance
Une alliance est formée par deux autorités cantonales au minimum. Pour obtenir des avantages financiers significatifs, il est recommandé de rassembler six partenaires ou plus, ce qui permet de centraliser les ressources multiples et de répartir les coûts.

Coûts
Les services d’alliance ne sont pas inclus dans les services de base HIJP ; ils doivent être négociés si besoin et faire l’objet d’une compensation financière distincte.

Ces services d’alliance sont fournis par des ressources internes à HIJP ainsi que par l’attribution de mandats externes. Les tarifs journaliers facturés aux cantons varient entre CHF 1080 et CHF 1520 hors TVA.

Vous avez des questions sur les services d’alliance ? Jens Piesbergen se tient volontiers à votre disposition.