«Dites-moi, je vous prie, de quel côté faut-il me diriger?»
«Cela dépend beaucoup de l’endroit où vous voulez aller,» dit le Chat.
(Lewis Carroll, «Alice au pays des merveilles»)

La vision est claire. Elle est expliquée de manière très explicite dans la vidéo de présentation Justitia 4.0:

• Mise en place d’un guichet unique, c’est-à-dire une plateforme commune pour la collaboration sans changement de support au sein du système judicaire suisse,
• Remplacement du dossier physique par le dossier numérique et
• Introduction à l’échelon national de la communication électronique et de la consultation de dossiers par voie électronique.

Après des discussions intenses, le  mandat de projet a été approuvé par la CCDJP (Conférence des directrices et directeurs des départements cantonaux de justice et police) et par les tribunaux suisses le printemps dernier. L’heure est donc venue d’entamer les travaux requis dans le domaine judiciaire également et de profiter pleinement des possibilités offertes par les outils modernes.

Quels sont actuellement les défis majeurs auxquels est confronté notre projet?

A.     Implication des parties prenantes

Le projet Justitia 4.0 concerne un nombre très important de parties prenantes: juges, greffiers et collaborateurs des chancelleries, avocats de toutes les spécialisations, procureurs de diverses fonctions, huissiers et archivistes, etc.

Le déroulement du projet accorde une grande importance à la participation précoce de tous les milieux intéressés. Si nous comprenons précisément les attentes et exigences des diverses parties prenantes, nous pourrons alors développer une solution performante. Mais comment procéder concrètement?

Dans un premier temps, jusqu’à l’automne 2018, nous avons multiplié les contacts et visites aux tribunaux, ministères publics et représentants des avocats afin de mieux sonder les attentes envers le projet Justitia 4.0 au cours d’entretiens directs avec les futurs utilisateurs. Ces visites nous ont permis d’obtenir de précieuses informations sur la manière de travailler parfois très différentes dans les divers cantons et organisations. De nombreuses questions ont été posées et nous avons pu répondre à certaines d’entre elles. D’autres, hélas, devront encore attendre un peu. En effet, tout n’a de loin pas encore été défini.

Nous avons ainsi saisi que les attentes sont élevées et que la durée non négligeable du projet soulève un certain scepticisme.

Pour proposer au plus vite une plus-value, nous devons comprendre comment les parties prenantes travaillent actuellement. A cet égard, nous allons toujours nous concentrer sur notre objectif principal: l’échange de documents et de dossiers complets entre les organisations et les parties.

Très bientôt (T4/2018), nous allons entamer la rédaction de spécifications détaillées et cahiers des charges par l’intermédiaire de sept groupes d’experts. L’élément décisif sera de développer avec les diverses parties prenantes (tribunaux, ministères publics, avocats, ponctuellement aussi des représentants des archives et de l’exécution des peines) une approche commune sur les fonctions qui seront proposées par la future plateforme et les priorités à fixer à cet égard.

 B.     Procédure souple dans le cadre du droit des marchés publics en vigueur

L’histoire du développement logiciel nous apprend que des erreurs se produisent et qu’apprendre de ses erreurs fait partie intégrante du processus d’innovation. L’art consiste à repérer le plus tôt possible ces erreurs, lorsqu’il est encore simple (et avantageux) de les corriger.

Nos experts informatiques affirment aujourd’hui unanimement qu’un processus itératif souple possède de nombreux avantages.
Dans notre cas, nous prévoyons de répondre ces deux prochaines années aux questions centrales dans un cadre viable, en passant par une phase dite «bac à sable» qui comprend des mandats d’étude, des prototypes et des pilotes, avant de passer à la plateforme et de la déployer à l’échelon national. L’objectif suprême est alors d’identifier au plus tôt les risques inhérents au projet et de les réduire en prenant des mesures appropriées.

Réaliser correctement le processus esquissé dans le cadre du droit des marchés publics en vigueur est un défi d’envergure. Pour le relever, nous élaborons actuellement un concept complet et détaillé d’appel d’offres.

C.     Nouvelle culture et gouvernance de projet commune

La collaboration partenariale des tribunaux, des cantons et de la Confédération pour un projet commun est une nouveauté en Suisse.

Tant au niveau opérationnel – sur les trois chefs de projet, deux sont employés par la CCDJP et un par le Tribunal fédéral – que sur le plan stratégique (le comité mixte comprend des représentants des tribunaux, des Ministères publics, du Ministère public de la Confédération, du DFJP/OFJ et des avocats) a permis d’établir une bonne culture de collaboration. Les divergences d’opinion sont abordées avec ouverture. Nous sommes confiants que les questions en suspens seront elles aussi bientôt résolues.

La culture de collaboration créée jusqu’à maintenant est un facteur de succès essentiel pour la réussite du projet. Par une manifestation de lancement commune, qui se déroulera durant l’hiver 2019, mais également par la collaboration au sein des groupes d’experts, cette culture va se développer et se renforcer.

Les défis mentionnés rendent justement ce projet hautement intéressant et riche en enseignements. Nous élaborons non seulement une nouvelle base pour l’échange de documents dans le système judiciaire suisse, mais apprenons en tant qu’organisation à innover et réaliser ensemble. Nous sommes persuadés que toutes les parties concernées, que ce soit dans le pilotage, au sein des groupes d’experts ou les futurs partenaires de réalisation, vont entreprendre un voyage riche en découvertes et en enseignements.

Nous nous réjouissons de poursuivre notre collaboration, et nous ne perdrons pas notre objectif de vue: une plateforme commune pour la collaboration sans changement de support au sein du système judiciaire suisse.