Dans le dernier bulletin FLASH N° 6 du 6 avril 2020, nous vous avons présenté un concept pour la création informatisée (sur la base d’une application) d’un index des pièces et de la pagination/numérotation. Ce concept est intitulé «Répertoire et pagination numériques – deux précurseurs pour le dossier numérique». La tenue électronique des dossiers a notamment pour objectif de faciliter la direction de procédure et d’alléger la tâche des chancelleries. Il a donc été décidé de mettre au point une systématique pour un archivage structuré des dossiers en tenant compte de l'aspect particulier de la pagination. Le législateur ne précise pas la manière de tenir les dossiers (art. 100 CPP). Les autorités judiciaires ont pour l’instant chacune leur manière d’appréhender la question de la structure d’un dossier et de sa pagination ou de la numérotation des pièces.

Avant même la mise en œuvre de Justitia 4.0, il convient toutefois de répondre à d’autres besoins à court terme susceptibles d’optimiser la direction de la procédure et notamment d’alléger la charge de travail de direction de la procédure en matière administrative. Il s’agit notamment de la création d’un index des pièces qui, pour l'instant, est plutôt réalisé manuellement ou la numérotation des pièces à des fins de référencement univoque.

Le cœur du système est constitué par un identifiant combinant des métadonnées disponibles en tant qu’élément d’un dossier. Il est ainsi possible de créer un identifiant pour le référencement externe en utilisant l’identifiant officiel univoque, un numéro de dossier et un numéro de pièce.

Afin de concevoir de la manière la plus simple possible ce passage d’une tenue de dossier très fortement basée sur le papier actuellement à un dossier tenu électroniquement, le présent concept repose sur les paradigmes suivants:

• La systématique ne dépend pas de la gestion des dossiers d’une autorité. Chaque autorité peut continuer à utiliser son modèle de dossier. Le concept ne vise pas à harmoniser la structure des dossiers à l’échelon national.
• La systématique offre de nombreuses possibilités, sans aucune contrainte. Chaque autorité décide pour sa part comment elle souhaite utiliser la systématique.
• Le système fait appel à des identifiants pouvant être lus sur le plan métier et orientés sur le plan technique. Cela permet de répondre aux besoins de tous les intervenants, mais aussi aux exigences des outils électroniques.
• La systématique fait appel à des mécanismes différents pour établir une référence univoque jusqu’au niveau des pages d’une pièce. Cela inclut l’utilisation d’un identifiant univoque attribué localement par chaque autorité en tant qu’identifiant redondant d’une pièce (GIDE). Ce GIDE peut, mais ne doit pas être utilisé pour de futurs cas d’application; il est indépendant du présent concept.
• La systématique permet de traiter tous les processus courants. Chaque autorité décide elle-même si, quand et comment elle souhaite, au besoin, modifier ses processus ou modèles de dossiers.

Actuellement, le concept arrive au terme d’un processus de révision à plusieurs niveaux. Ensuite, le concept sera mis à disposition des prestataires intéressés afin qu’ils puissent l’intégrer à leurs produits.

Index électronique des pièces et ePagination comme Proof of Concept (PoC)

En raison de sa souplesse et de son autonomie par rapport à la tenue du dossier, la conception du système a un fort potentiel. Il faut toutefois qu’elle soit testée dans la pratique. La direction de la procédure et la chancellerie doivent pouvoir réaliser leurs premières expériences. Leurs avis seront ensuite regroupés et évalués avant d’envisager une modification du système si nécessaire. Il s’ensuit qu’un PoC a été mis au point sur mandat de la direction de programme HIJP, qui devrait être disponible dans le courant de l’année 2020 conformément au calendrier actuel.

Contrôle des délais et devoirs de communication

Le contrôle des délais et la génération automatique d’éléments de communication pour des décisions des autorités pénales conformément à la version en vigueur de l’ordonnance fédérale correspondante (RS 312.3) et d’autres obligations en matière de communication par les cantons nécessite dans les diverses applications de traitement des affaires une charge de travail manuel parfois importante parfois moindre pour en assurer la surveillance et la gestion. Aucun dispositif suffisant n’est proposé à la direction de la procédure ou aux chancelleries permettant de tenir compte de manière adéquate des bases légales en vigueur pour l’automatisation.

Comme pour le concept concernant ePagination (cf. ci-dessus), la direction de programme HIJP a donc donné en mandat un concept pour un tel automatisme. Celui-ci doit intégrer les données personnelles disponibles sur la base des codes VOSTRA harmonisés, du recueil systématique du droit fédéral (RS) et des bases légales cantonales correspondantes. L’automatisation vise à réduire les sources d’erreurs, à renforcer la sécurité du droit et, au final, à faciliter concrètement la direction de la procédure et le travail des chancelleries.

Nicolai Ehrenreich, nicolai.ehrenreich@ehrenreich.ch  
Jens Piesbergen, jens.piesbergen@kkjpd.ch