En matière de tenue électronique des dossiers, le programme HIJP examine notamment la question de la structure des dossiers et de leur pagination. Le législateur ne précise pas la manière de tenir les dossiers. Les cantons et la Confédération ont donc chacun une approche différente de la structure des dossiers et de leur pagination.
Pour la création du répertoire et de la pagination correspondante, il s’agit de remplacer à court et moyen terme (avant le lancement de Justitia 4.0) les répertoires et paginations encore très souvent réalisés manuellement par une procédure informatisée (application). La tenue électronique des dossiers a notamment pour objectif de faciliter la direction de procédure et d’alléger la tâche des chancelleries. Il a donc été décidé de mettre au point une systématique pour un archivage structuré des dossiers en tenant compte de l'aspect particulier de la pagination. Elle devrait être élaborée en incluant les autorités fédérales, et les acteurs du marché devraient par la suite pouvoir l’intégrer facilement à leurs solutions.
Comment réaliser un tel objectif à court terme? Il est essentiel de déterminer quelle est la pratique actuelle des autorités en matière de structure des dossiers et de pagination et quelles solutions ou ébauches de solutions sont déjà utilisées dans ce domaine. En outre, la systématique est conçue de telle manière qu’elle autorise une méthodologie indépendante de la tenue des dossiers en recourant à des métadonnées. Elle tient également compte de pièces physiques et se prête donc à la tenue de dossiers hybride.
Le cœur de la systématique est constitué par la combinaison de métadonnées qui sont présentes en tant qu’élément d’un dossier. Il est Il est ainsi possible de créer un identifiant pour le référencement externe en utilisant l’identifiant officiel univoque, un numéro de dossier et un numéro de pièce. Elle peut être complétée par des informations spécialisées et structurelles comme le registre de dossier ou le titre d’une pièce. L’important est que l’autorité qui tient le dossier détermine la manière dont la pagination électronique est représentée. Les variantes possibles d’une pagination numérique sont indiquées ci-après:
Que faut-il encore faire? Il reste à déterminer comment les documents électroniques fournis en tant que documents PDF/A ou fournis par des tiers sont gérés. Comment la systématique doit-elle traiter des documents déjà paginés? Cette question, parmi d’autres, doit être clarifiée dans le cadre des travaux finaux puis être validée avec les autorités fédérales, de sorte que la systématique puisse être terminée au premier trimestre 2020. La systématique est remise aux acteurs du marché sous forme de spécification. Ils peuvent ainsi l’intégrer à court ou moyen terme dans leurs solutions actuelles. Il est aussi concevable que la systématique soit mise à disposition sous forme d’application autonome. Les résultats des travaux seront pris en compte par les groupes de travail de Justitia 4.0 pour élaborer les solutions d’après-demain.
La structure de dossier et la pagination numériques sont des précurseurs pour le futur dossier électronique, ou pour le dossier judiciaire électronique comme il est appelé par le projet Justitia 4.0, et les acteurs du marché suivent donc ce dossier avec une grande attention. Reste encore à déterminer quand les premiers fabricants logiciels implémenteront cette systématique dans leur solution. Cette question relève aussi de la demande de la part des utilisateurs et clients.
Nicolai Ehrenreich, nicolai.ehrenreich@ehrenreich.ch
Jens Piesbergen, jens.piesbergen@kkjpd.ch