Environ 20 représentant-e-s des trois régions linguistiques font partie du programme des ambassadeurs et ambassadrices HIJP démarré en mai 2023. La troisième rencontre tenue à Berne le 31 janvier 2024 s’est articulée autour d’exercices pratiques qui ont permis aux participant-e-s d’approfondir leurs connaissances sur les projets HIJP et d’affiner la compréhension de leur rôle.
Dans un contexte de grande diversité cantonale dans le fonctionnement et l’organisation de l’exécution des peines, il est primordial de faire connaître les projets et services HIJP auprès des autorités pour qu’elles puissent développer une compréhension commune des solutions face aux changements à venir.
Communiquer est une chose, encore faut-il s’assurer que l’information ait bien été reçue et assimilée. C’est là l’un des buts du programme des ambassadeurs et ambassadrices HIJP développé pour l’exécution des peines et inspiré en partie du programme des ambassadeurs de Justitia 4.0 pour les tribunaux et les ministères publics.
Le rôle des ambassadeurs et ambassadrices HIJP
Le rôle d’ambassadeur est nouveau et poursuit plusieurs objectifs. Afin de l’expérimenter sur le terrain, il est nécessaire que le cadre, les attentes et les responsabilités de chaque partie prenante soient clairement compris. Pour ce faire, la journée des ambassadeurs HIJP s’est concentrée entre autres sur la précision du rôle de l’ambassadeur en tant que point de jonction au sein même de son autorité et entre son autorité et HIJP en ce qui concerne les projets de numérisation. Les échanges entre les participant-e-s ont mis en exergue les différences frappantes d’organisation et de fonctionnement internes entre les autorités, parfois à l’intérieur d’un même canton. Cette diversité de fonctionnement rend complexe l’appropriation du rôle d’ambassadeur, d’où la nécessité de le préciser.
- Informer pour mieux collaborer : les ambassadeurs et ambassadrices informent de manière régulière leur direction et leur(s) responsables(s) de projets informatiques de l’état d’avancement des services HIJP et de Justitia 4.0. Ils sont également la première personne de contact en interne pour faire remonter les questions à HIJP et servent ainsi d’intermédiaires, de manière rapide et ciblée.
- Sensibiliser pour mieux se préparer : les ambassadeurs et ambassadrices sont des personnes de contact auprès de leurs collègues et sensibilisent au changement numérique de manière formelle et informelle. Ils sont attentifs aux doutes ou craintes exprimés, clarifient les questions ou les transmettent à l’équipe de projet. En d’autres termes, ils prennent le pouls à l’intérieur de leur organisation afin que leur direction puisse orienter au mieux sa stratégie en tenant compte des résistances et des questionnements.
- Partager pour mieux appréhender la diversité : l’une des particularités du rôle des ambassadeurs et ambassadrices consiste à informer HIJP des projets internes de numérisation portés par leur organisation. Cette transparence permet à HIJP de tenir informés les acteurs de la chaîne pénale de ce qui se fait actuellement et qui pourrait s’avérer utile à d’autres. Cette mise en réseau des informations renforce les échanges au sein de la chaîne pénale et participe à davantage d’harmonisation numérique.
Les ambassadeurs et ambassadrices HIJP sont le point de jonction au sein de leur autorité et entre leur autorité et HIJP en ce qui concerne les projets de numérisation de HIJP et de Justitia 4.0
Besoin d’échanges et de concret
Les retours au sondage de satisfaction montrent à quel point les partages d’expérience et de point de vue entre participant-e-s sont appréciés. S’il est clair pour la plupart des ambassadrices et ambassadeurs à qui s’adresser au sein de leur autorité, leur rayon d’action et les prochaines actions à entreprendre sont cependant moins tangibles. Après une année de mise en place du programme et de transmission des connaissances de fond sur les projets, il s’agit désormais de passer à une phase plus concrète sur la base des résultats des projets. Trois autres rencontres sont prévues en 2024 qui tâcheront d’offrir un espace de réflexion et des pistes de mise en œuvre pour permettre aux ambassadrices et ambassadeurs HIJP d’exploiter leur rôle stratégique.