Rund 20 Vertretende aus den drei Sprachregionen sind Teil des im Mai 2023 gestarteten HIS-Ambassadoren-Programms. Das dritte Treffen, das am 31. Januar 2024 in Bern stattfand, konzentrierte sich auf praktische Übungen, die es den Teilnehmenden ermöglichten, ihr Wissen über die HIS-Services zu vertiefen und ihr Verständnis für ihre Rolle zu schärfen.

Die Beratung und Unterstützung der Behörden der Strafjustizkette gehört zu den Grundservices von HIS. Bei der Funktionsweise und Organisation des Justizvollzugs gibt es grosse kantonale Unterschiede. Daher ist es von zentraler Bedeutung, dass die Behörden die Projekte und Services von HIS kennen. So können sie angesichts der bevorstehenden Veränderungen ein Verständnis für eigene Lösungen entwickeln.

Kommunizieren ist eine Sache, aber man muss auch sicherstellen, dass die Informationen ankommen und aufgenommen werden. Dies ist eines der Ziele des HIS-Ambassadoren-Programms, das für den Justizvollzug entwickelt wurde und teilweise auf dem Ambassadoren-Programm von Justitia 4.0 basiert, das sich auf die Staatsanwaltschaften und Gerichte fokussiert.

Die Rolle der HIS-Ambassadorinnen und -Ambassadoren
Die Rolle des Ambassadors ist vielfältig. Um sie in die Praxis umzusetzen, ist es notwendig, dass der Rahmen, die Erwartungen und die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten klar verstanden werden. Dementsprechend konzentrierte sich der HIS-Ambassadoren-Tag unter anderem auf die Schärfung der Rolle der Ambassadoren als Drehscheibe innerhalb der eigenen Behörde sowie zwischen der Behörde und HIS und seinen Services. Der Austausch unter den Teilnehmenden machte die auffälligen Unterschiede in der internen Organisation und Funktionsweise zwischen den Behörden, manchmal sogar innerhalb des gleichen Kantons, deutlich. Diese unterschiedlichen Funktionsweisen machen die Ausübung der Rolle komplex. Deshalb ist es notwendig, das Rollenverständnis und den Wissensstand rund um die HIS-Services zu präzisieren.

• Informieren, um besser zusammenzuarbeiten: Die Ambassadoren informieren ihre Geschäftsleitungen und ihre(n) IT-Projektleitende(n) regelmässig über den Stand der HIS-Services und Justitia 4.0. Sie sind auch die Kontakt- und erste Ansprechstelle, um offene Fragen an HIS weiterzuleiten. So können sie schnell und gezielt vermitteln.
• Sensibilisieren, um sich besser vorzubereiten: Ambassadoren sind Ansprechpartner für ihre Kollegen und sensibilisieren auf formelle und informelle Weise für den digitalen Wandel. Wichtig: Sie achten auf geäusserte Zweifel oder Befürchtungen, klären Fragen oder leiten sie an das Projektteam weiter. Mit anderen Worten: Sie fühlen den Puls innerhalb ihrer Organisation, damit ihr Management seine Strategie unter Berücksichtigung von Widerständen und Fragen bestmöglich ausrichten kann.
• Teilen, um die Vielfalt besser zu verstehen: Eine Besonderheit der Rolle der Ambassadoren besteht darin, HIS über interne Digitalisierungsprojekte, die von ihrer eigenen Organisation getragen werden, zu informieren. Diese Transparenz ermöglicht es HIS wiederum, alle darüber auf dem Laufenden zu halten, was derzeit getan wird und was sich für andere als nützlich erweisen könnte. Diese Informationsvernetzung stärkt den Austausch innerhalb der Strafjustizkette und trägt zu einer weiteren Digitalisierungsharmonisierung bei.

HIS-Ambassadorinnen und -Ambassadoren sind das Verbindungselement innerhalb ihrer Behörde sowie zwischen ihrer Behörde und HIS in Bezug auf die Digitalisierungsprojekte von HIS und Justitia 4.0.

Bedürfnis nach Austausch und Konkretem
Die Rückmeldungen aus der Zufriedenheitsumfrage zeigen, dass der Erfahrungs- und Meinungsaustausch zwischen den Vertretungen der Kantone geschätzt wird. Während den meisten HIS-Ambassadorinnen und -Ambassadoren klar ist, an wen sie sich innerhalb ihrer Behörde wenden können, ist ihnen ihr eigener Aktionsradius und die nächsten Schritte, die sie unternehmen müssen, jedoch weniger klar. Nach einem Jahr, nach dem das Programm eingeführt und das Grundwissen über die Projekte vermittelt wurde, geht es nun darum, anhand der konkreten Resultate der Projekte in eine neue Phase einzutreten. Für 2024 sind daher drei weitere Treffen geplant, die Raum für Reflexion und Umsetzungsmöglichkeiten bieten, damit die HIS-Ambassadorinnen und -Ambassadoren ihre strategische Rolle ausüben können.