Le Programme Ambassadeurs HIJP sera lancé en mai 2023 afin de soutenir les autorités pénitentiaires dans leur transformation numérique et les sensibiliser aux changements à venir sur la voie de la communication juridique et de la gestion électronique des dossiers. Fin février, les chefs d’office des autorités pénitentiaires ont annoncé environ 15 ambassadeurs et ambassadrices HIJP. Ils seront le lien entre HIJP et ses projets et services de numérisation en cours tels que « Justitia 4.0 », « eDossier d’exécution des peines (eDEP) » et « Système d’information dans l’exécution des peines (SI-EP) », et les autorités et institutions cantonales d’exécution des peines.
Avec la plateforme judiciaire « Justitia.Swiss » et l’Application dossier judiciaire électronique (ADJ), le projet « Justitia 4.0 » fournit les pièces maîtresses pour la communication juridique électronique et la gestion électronique des dossiers. Les futures relations juridiques de l’exécution des peines sont concernées, que ce soit avec les autorités, les tribunaux, les experts ou les représentants légaux des clients, au même titre que les ministères publics ou les tribunaux.
Sensibiliser au processus de changement
En règle générale, l’impact concret de la transformation numérique sur l’organisation et les méthodes de travail est encore peu connu des autorités pénitentiaires. Par l’entremise des ambassadeurs et ambassadrices, HIJP vise à permettre aux différentes autorités et institutions d’exécution des peines de comprendre les liens existants entre les projets et services « Justitia 4.0 », « eDossier d’exécution des peines (eDEP) » et « Système d’information dans l’exécution des peines (SI-EP) » et de mieux appréhender les changements occasionnés dans leur travail par l’introduction de la communication juridique électronique et de la gestion électronique des dossiers (cf. feuille de route). Afin de sensibiliser et soutenir les autorités pénitentiaires dans ce processus de changement, HIJP lance en mai 2023 son Programme Ambassadeurs axé sur l’exécution des peines.
Lien entre HIJP et les autorités pénitentiaires
Les ambassadeurs et ambassadrices HIJP sont le lien entre les projets et services de numérisation en cours – « Justitia 4.0 », « eDEP » et « SI-EP » – et les autorités d’exécution des peines. Dans un premier temps, HIJP met explicitement l’accent sur l’acquisition de connaissances au sujet des services de numérisation en cours et de leurs activités. Les ambassadeurs et ambassadrices ont à leur disposition une série de documents informatifs et reçoivent régulièrement des mises à jour sur les diverses thématiques. Par ce biais, les différents acteurs de l’exécution des peines sont mis au courant des travaux préparatoires envisagés.
Dans un deuxième temps, les ambassadeurs et ambassadrices HIJP apprennent à concevoir et à soutenir le processus de changement interne en concertation avec leurs organes de direction et les responsables de projet. Ils sont ainsi en mesure d’identifier les défis à venir et d’accompagner les personnes concernées. Parallèlement, leur propre rôle au sein de leur organisation s’affine et continue de se développer.
Perspectives
Le 11 mai 2023, HIJP accueille les premiers ambassadeurs et ambassadrices HIJP à Berne et se réjouit de faire ce premier pas avec eux. Toute personne encore non inscrite souhaitant participer est d’ailleurs invitée à s’annoncer auprès de HIJP. Au cours de l’année, une à deux rencontres supplémentaires seront organisées afin de consolider le rôle des ambassadeurs et ambassadrices. De leur côté, les ambassadeurs et ambassadrices HIJP, avec l’aide de leurs organes de direction, devront dresser un premier état des lieux des projets envisagés ou en cours au sein de leur canton ou autorité/institution et des synergies possibles.
A partir de 2024, une vision plus précise des calendriers et des objets livrables au sein des services de numérisation en cours pour la réalisation de la future gestion électronique des documents et la communication juridique électronique sera disponible. Dès lors, des activités plus spécifiques pourront être planifiées et déclenchées du côté des autorités. Les ambassadeurs et ambassadrices HIJP assumeront ici une importante fonction de liaison entre HIJP et les autorités d'exécution des peines.
L’équipe de HIJP se réjouit de cette nouvelle collaboration avec les ambassadeurs et ambassadrices HIJP et s’attèle à la mise sur pied des premières activités communes sous la devise « Rien n’est permanent, sauf le changement » (d’après Héraclite, philosophe grec).