Die digitale Datenübermittlung ist ein allgegenwärtiges Thema und wird vielfach umgesetzt. Neu ist im Justizumfeld, dass ein Datenpaket verschiedenen Akteuren zugestellt wird. Ein oder mehrere Empfängerinnen müssen aus einem Adressverzeichnis ausgewählt werden. Damit die Daten reibungslos ausgetauscht werden können, müssen allgemeingültige Standards verwendet und verbindliche Vorgaben befolgt werden. Das heisst, die Schnittstellen müssen standardisiert bzw. aufeinander abgestimmt werden. Damit die Standardisierung gelingt, müssen deshalb im Vorfeld einige wesentliche Punkte beachtet werden.

1. Welche rechtlichen Vorgaben gibt es?
   Es ist zu klären, ob es übergeordnete rechtliche Vorgaben wie zum Beispiel das BEKJ gibt. (Bundesgesetz über die Plattformen für die elektronische Kommunikation in der Justiz, Botschaft des Bundesrats vom 15. Februar 2023, BBl 2023 679, aktuell in der parlamentarischen Beratung)
   
   
2. Welche Projektvorgaben und Abhängigkeiten gibt es?
   Die bestehenden Projektvorgaben müssen zusammengetragen und Abhängigkeiten identifiziert werden.
   
   
3. Welche Daten sollen übermittelt werden?
   Für die Klärung, welche Schnittstellen standardisiert werden sollen, muss bereits sehr detailliert bekannt sein, welche Daten strukturiert übermittelt werden sollen und welche Stakeholder die Schnittstellen verwenden werden. Bestehen noch keine Vorgaben, lohnt es sich, eine Standardisierung durch Sicap anzustossen, um die Investition in die eigene Fachanwendung zu schützen und für viele weitere Akteure einen Mehrwert zu schaffen.
   
   
4. Welche weiteren Anforderungen müssen berücksichtigt werden?
   Bestehen nebst den Prozessbeschreibungen weitere Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen (Abhängigkeiten von Anfragen und Antworten, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit der Übermittlungsplattform etc.)?
   
   
5. Welche Lieferobjekte/Komponenten ausserhalb des eigenen Projekts müssen berücksichtigt werden?
   Bund und Kantone bzw. die KKJPD und die Justizkonferenz realisieren im Rahmen von Justitia 4.0 die Austauschplattform Justitia.Swiss. Soll im Projekt dennoch eine eigene Plattform gebaut werden oder zum Einsatz kommen, gilt es zu klären, ob Verbindungen mit anderen Plattformen (Sedex, Justitia.Swiss etc.) sichergestellt werden müssen. Wenn ja, müssen die entsprechenden Anforderungen im Projekt ebenfalls umgesetzt werden.
   
   
6. Ergeben sich Chancen für die Optimierung von Prozessen?
   Die Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise sollte zum Anlass genommen werden, bestehende Prozesse zu optimieren. So könnten zum Beispiel Kontaktdaten der beteiligten Partner im Rahmen von Stammdaten zentral gepflegt werden und wären damit verlässlicher. Weiter werden dank der Standardisierung unnötige Prozess-Schlaufen verhindert oder Prozesse automatisiert. Sich wiederholende Tätigkeiten fallen weg und die Mitarbeitenden können sich stärker auf die inhaltliche Bearbeitung der Geschäfte konzentrieren.

Damit die Standardisierung von Schnittstellen gelingt, ist neben der Berücksichtigung von Standards eine Priorisierung der Anforderungen zu Beginn des Projekts wesentlich. Nur mit der richtigen Priorisierung wird das Potenzial der Digitalisierung ausgeschöpft. Die Mitarbeitenden von Sicap stehen dabei gerne unterstützend und beratend zur Seite.